> visuele notulen: meer dan live tekenen alleen

  

Het Ministerie van SZW vroeg mij om in maart 2017 live te tekenen bij een bestuurdersbijeenkomst “matchen op werk”. Tijdens deze bijeenkomst maakte ik een visueel verslag van het plenaire deel en losse tekeningen van deelsessies. Maar het werk bestond uit veel meer dan live tekenen alleen.

 

Visueel notulist, visueel facilitator, presentator

Als visueel notulist vormt live tekenen voor mij zo’n beetje de basis. Vaak is mijn inzet breder. En krijgt daarmee ook meer waarde. Daarbij kan je denken aan de volgende mogelijkheden:

• Tijdens het event: samenvatten en terugblikken;
• Op weg naar het event: uitnodigingen, voorbereidende tekeningen, slides etc.;
• Na afloop: verdieping van het live getekende verslag en follow-up

 

Resultaten in beeld

Tijdens events ben ik meestal een stille, noeste werker. Ik draai een flinke productie, die de moeite waard is om ter plekke te delen. Op de beamer of op het scherm. En ik geef graag een toelichting. Het levert een vrolijke en zinvolle samenvatting op.  Vrolijk omdat de tekening lekker vlot en luchtig getekend zijn. Zinvol omdat ik werk vanuit de context en de inhoud.

 

Tekeningen, illustraties, uitnodigingen

Ter voorbereiding op een event maak ik dikwijls een tekening voor de uitnodiging. Die maak ik op basis van de inhoud van de bijeenkomst. Zo warm je de genodigden al een beetje op. En het geeft een voorschot op de verslaglegging.

 

Ook kan ik van tevoren slides maken voor tijdens het event. Denk aan een agenda van de dag, of een tekening die een onderwerp van discussie in beeld brengt. Zo krijg je een herkenbare huisstijl voor en tijdens het event, die uiteindelijk uitmondt in een verslag.

 

Na afloop: verdieping van het live getekend verslag en follow-up

En dan ligt het visueel verslag er. Een mooie tekening, die een impressie geeft van het event, zowel qua sfeer als qua inhoud. Soms is dat precies wat je nodig hebt.

Maar soms is het juist fijn om het visuele verslag nog verder te comprimeren. Of ze juist door te vertalen naar bijvoorbeeld conclusies of actiepunten. In diezelfde vlotte tekenstijl.

 

Van visuele notulen naar instant huisstijl

Terug naar de bestuurdersbijeenkomst. Ik tekende dus live. Maar had al het een en ander aan voorbereiding gedaan. Diverse slides en portretten van de sprekers die levensgroot op de schermen werden getoond. En na afloop begon het werk pas echt. Ik maakte samenvattende tekeningen, bracht actiepunten in beeld, visualiseerde droombeelden. Tot voorlopig de laatste stap in het proces: een flyer als promotie van de volgende stap in het “matchen op werk”. “Want,” zo zei mijn opdrachtgever: “jouw tekeningen zijn nu de huisstijl van ons project.”